Noções básicas do quadro de tarefas

Com o recurso “Minhas tarefas”, você pode planejar e gerenciar o fluxo de trabalho interno da sua equipe. Crie tarefas para você e para os membros da sua equipe e acompanhe seu progresso utilizando um quadro de tarefas no modo “Kanban” utilizando a visualização em "Lista".

A localização de tarefas em um quadro ajuda a estimar quanto tempo você precisa para concluí-las, atribuir suas tarefas de maneira produtiva e visualizar o quadro completo do progresso de trabalho de cada membro da sua equipe.

É possível, por exemplo, adicionar tarefas ao trabalhar em um novo projeto, agendar chamadas para clientes, realizar eventos e processar negócios e contratos.

Conteúdo

Criando um quadro

Você pode visualizar e organizar seu fluxo de trabalho e acompanhar o desempenho das tarefas de sua equipe utilizando um quadro. Crie tarefas e status e personalize as configurações para cada pipeline.

Por padrão, você tem um quadro onde pode criar tarefas. Você também tem direito a um quadro adicional e a criar até dois quadros.

Para adicionar um quadro, clique em Adicionar quadro no painel esquerdo.

Insira um nome para o seu quadro e escolha uma cor.

Criando uma tarefa

Você pode criar uma tarefa para adicionar as seguintes informações: qual ação você precisa executar, quem a executará, o prazo e outros detalhes.

Vá para o seu quadro e clique em Adicionar tarefa.

Modos de exibição do quadro de tarefas

Você pode escolher como exibir suas tarefas: como quadro kanban, lista ou calendário.

Kanban

Kanban é o modo de exibição de tarefas padrão que as apresenta como um quadro com colunas (status de tarefas) onde você pode colocar seus cartões de tarefas. Você pode gerenciá-los arrastando-os de uma coluna para outra.

Os quadros Kanban ajudam você a visualizar seu trabalho em seu projeto — cada tarefa no quadro é exibida em uma coluna junto com seu status específico.

Lista

A lista é um modo de exibição de tarefas que as organiza em uma lista sem dividi-las em colunas. Com este modo de visualização, mais tarefas podem ser colocadas e visualizadas na página.

Você também pode exibir suas tarefas por status, selecionar uma lista de tarefas, alterar status e excluir suas tarefas.

As colunas exibem o título, status, prioridade, responsável pela tarefa, observadores e período de cada tarefa.

Você pode ocultar ou exibir determinados campos de negócios no modo de exibição "Lista". Para fazer isso, clique nos três pontos no canto superior direito da lista e selecione os campos obrigatórios.

Calendário

Calendário é um modo que permite apresentar suas tarefas em um calendário. Com sua ajuda, você pode visualizar todas as suas tarefas e suas datas de vencimento no calendário.

Status das tarefas

Por padrão, existem 3 status de tarefa.

Novo	Este status significa que você atribuiu uma nova tarefa. Seu designado ainda não começou a trabalhar nela, e ela fica pendente.
Em progresso	Este status significa que seu designado começou a trabalhar na tarefa.
Concluído	Este status significa que seu designado completou a tarefa e o resultado atende aos requisitos esperados.

Adicionar o status "Em progresso" às tarefas nas quais ninguém está trabalhando no momento não é recomendado. Se você tiver alguma dúvida ou dificuldade ao concluir uma tarefa, precisar de ajuda de outros membros da equipe, ou se esta etapa exigir muito trabalho, recomendamos adicionar status intermediários de tarefa.

Você também pode adicionar status baseados em etapas específicas do progresso da sua tarefa. Por exemplo, você pode marcar determinadas tarefas em “Em espera,” “Pronta para ser revisada,” “Pronta para enviar,” “Arquivar," e por aí vai.

Leia também: Como alterar o status da tarefa.

Para adicionar um novo status, alterne para o modo de exibição Kanban, clique em +Adicionar Status, insira um nome e selecione uma cor.

Para editar o nome do status, clique nos três pontos à direita na coluna necessária e selecione "Editar".

Automação da conclusão de tarefas

Você pode definir um período de tempo durante o qual uma tarefa permanecerá em um status específico. Especifique um número de dias — a data de conclusão da sua tarefa será atualizada com base nesse período.

Para fazer isso, clique nos três pontos ao lado de um status de tarefa e clique em Editar.

Ative a opção "Prazo de conclusão da tarefa", selecione um número de dias e clique em Salvar.

Se uma tarefa não tiver uma data de conclusão ou tiver uma data de conclusão diferente, então, após ser movida para um novo status, ela ajustará automaticamente essa data com base no prazo especificado nas configurações de seu status. Por exemplo, se você definir um prazo de conclusão de 4 dias para uma tarefa sem data de conclusão e movê-la para outro status em 1/12/2024 às 12:00, sua data de conclusão será automaticamente ajustada para 4/12/2024 às 12:00.

Você pode editar a data de conclusão de sua tarefa e definir uma nova.

Filtro de tarefas

Você pode filtrar a lista de suas tarefas exibidas na tela. Use o filtro para planejar suas tarefas com base em seu período de tempo, prioridade e carga de trabalho do responsável, e encontrar rapidamente tarefas por meio de negócios ou contatos.

Critérios de filtros

Clique em Filtro e selecione seus parâmetros de filtro:

Data de criação: especifique um período de tempo ou selecione a opção "Últimos ... dias";
Nome da tarefa: especifique um nome ou parte dele;
Estágio: selecione um ou vários estágios do progresso da tarefa;
Prioridade: selecione um ou vários valores;
Atribuído a: selecione um ou vários responsáveis;
Observadores: selecione um ou vários observadores;
Contato: insira detalhes do contato;
Nome do negócio: insira o nome do negócio ou parte dele;
Tags: selecione uma ou várias tags;
Data de início: selecione a data de início da tarefa;
Data de vencimento: selecione a data de vencimento da tarefa.

Se nem todos os campos de filtro do negócio forem exibidos, clique em "Alterar campos de filtro" e selecione os filtros que deseja exibir.

Acesso rápido aos critérios de filtros salvos

Você também pode salvar filtros frequentemente usados para reduzir o tempo necessário para encontrar os negócios de que você precisa. Para fazer isso, selecione seus critérios de filtro, clique em Selecionar e vá para a página com os dados filtrados.

Clique em "Salvar filtro" e salve suas configurações de filtro.