Machen Sie es einfach professionell: Best Practices für E-Mail-Signaturen

Wie Steve Jobs sagte, „Details sind wichtig“, und in E-Mails ist es mehr als wahr. Der Eindruck, den Sie bei Ihren Abonnenten hinterlassen, kann und wird ihre Meinung über Ihr Unternehmen sowie ihre Kaufentscheidungen beeinflussen. Deshalb ist es wichtig, dass Ihre E-Mails die Elemente enthalten, die nicht nur Ihre Marke repräsentieren, sondern auch für Ihre Abonnenten einprägsam klingen. In diesem Artikel werden wir einige der Best Practices für E-Mail-Signaturen durchgehen — ein Detail, das Ihr Image beeinflussen kann.

Der Aufbau einer E-Mail-Signatur

Eine E-Mail-Signatur ist ein Inhaltsblock in der Fußzeile einer E-Mail, der Text und Bilder enthalten kann. Ähnlich wie eine Visitenkarte dient eine E-Mail-Signatur sowohl als Informationsquelle für einen Benutzer als auch als Darstellung eines Unternehmens oder einer Person. Eine E-Mail-Signatur kann unterschiedliche Schwingungen ausstrahlen – von seriös und korporativ bis zu lustig und freundlich – alles hängt vom Inhalt und Design der Signatur ab.

Es gibt keine strengen Regeln für die Elemente einer E-Mail-Signatur, aber wir empfehlen,

• Name und Familienname,
• Position im Unternehmen,
• Name der Gesellschaft,
• Kontaktdaten,
• Foto einer Person.

Diese Informationen sind hilfreich, um den persönlichen Kontakt herzustellen und näher an Ihr Publikum heranzukommen, insbesondere wenn Sie ein hochwertiges Foto des Unternehmensvertreters verwenden. Basierend auf Instagram-Recherchen erhalten Fotos mit Gesichtern von Menschen 38 % mehr Likes und 32 % mehr Kommentare als jedes andere Bild.

Best Practices für E-Mail-Signaturen

Um Ihnen einige gute Möglichkeiten zu zeigen, wie Sie Ihre E-Mail-Signatur einprägsamer machen und Ihr Unternehmen besser repräsentieren können, haben wir uns einige professionelle Beispiele für E-Mail-Signaturen verschiedener Marken angesehen. Wir haben mehrere Best Practices für E-Mail-Signaturen in Bezug auf die Strategie, den Inhalt und das Design der Signatur gefunden. Sehen Sie sich die folgenden Informationen an und erfahren Sie mehr über Best Practices für E-Mail-Signaturen.

Direkt zum Punkt kommen

Die gebräuchlichste Art, eine E-Mail-Signatur zu erstellen, besteht darin, Ihren Namen, Ihre Position, Ihren Firmennamen und möglicherweise ein Foto anzugeben. Es ist neutral und klar genug, um auf Nummer sicher zu gehen und professionell auszusehen.

Professionelle E-Mail-Signaturbeispiele, die diese Option veranschaulichen, sind mit ihrem Inhalt und ihrem Aussehen einfach und minimalistisch. Zum Beispiel verwenden LinkedIn Premium-Vertreter ihr Foto und nur ihren Vornamen, um Formalitäten zu vermeiden und als freundlich und zugänglich zu erscheinen. Wenn Sie jedoch ihrem Beispiel folgen möchten, stellen Sie einfach sicher, dass die Personen auf den Fotos, die Sie für Ihre E-Mail-Signatur auswählen, lächeln und so aussehen, als wären sie offen für Gespräche.

Bringen Sie in der Zwischenzeit den Mitarbeitern eine kleine persönliche Nachricht in ihre E-Mail-Signaturen ein, die auf dem Thema der E-Mail basiert. In der folgenden E-Mail wurden beispielsweise die neuen Funktionen ihres Produkts vorgestellt, sodass es für den Data Scientist relevant war, die Benutzer um Feedback zu bitten.

Verwenden Sie persönliche Signaturen und fügen Sie Social-Media-Symbole hinzu

Sie müssen keine Bilder verwenden, wenn Sie sie einfach durch die tatsächlichen Signaturen Ihrer Teammitglieder ersetzen können. Eine Best Practice für E-Mail-Signaturen von Yes Marketing beweist, dass eine E-Mail-Signatur, die einen Namen, eine Berufsbezeichnung und eine echte Signatur der Person enthält, minimalistisch und elegant aussieht.

Im Vergleich zu den vorherigen Beispielen für professionelle E-Mail-Signaturen finden Sie hier jedoch auch die Links zu den offiziellen Yes Marketing Social-Media-Konten. Sie werden normalerweise mit den entsprechenden Symbolen in einigen neutralen Farbtönen wie Grau, Weiß oder Schwarz angezeigt. Wenn es um Social-Media-Links geht, empfehlen wir Ihnen, zuerst Ihre Social-Media-Seiten regelmäßig zu aktualisieren, damit die Leute nicht nur auf ein „eingefrorenes“ Konto stoßen.

Ein Teamplayer sein

Eine weitere bewährte Methode für E-Mail-Signaturen ist es, eine Firmensignatur auszuprobieren, bei der Sie sich als Team oder als Unternehmen vorstellen und wie gewohnt Kontaktdaten angeben. Dies ist eine gute Option für diejenigen, die noch nicht bereit sind, einzelne Mitarbeiter zu vertreten.

Schauen Sie sich ein weiteres Beispiel von VSCO an. Das Unternehmen platzierte nicht nur sein Logo und seine Social-Media-Links in seiner Unterschrift, sondern fügte auch eine kurze Beschreibung hinzu, die als Darstellung seiner Mission dient. Sie sieht ordentlich aus und lenkt die Benutzer nicht vom Hauptinhalt einer E-Mail ab.

Ein gutes Beispiel, das die Teamfähigkeit und einige frühere Praktiken veranschaulicht, ist diese E-Mail von HelpScout. Das Unternehmen fügte am Ende seiner E-Mail eine handschriftliche Unterschrift hinzu, wodurch es persönlicher aussieht.

Nähern Sie sich Ihrem Publikum

Um die Loyalität zu erhöhen und starke Beziehungen zu Ihrem Publikum aufzubauen, sprechen Sie mit ihm so, wie Sie mit Ihrem Freund sprechen würden, seien Sie offen und freundlich. Scheuen Sie sich nicht, Ihr Gesicht zu zeigen.

Adidas zeigt uns eine großartige Signatur, die einen ihrer Redakteure menschlich macht. Ihr Redakteur ihres GamePlan A Digest, dessen Foto-Abonnenten auch in der Signatur zu sehen sind, begrüßt ihre Community, gibt ein kleines Intro und bittet die Benutzer, über die in der E-Mail präsentierten Themen nachzudenken. Diese Option hilft dem Unternehmen, Menschen für sich zu gewinnen und sie zu binden. Trotz viel Text ist die Signatur durch den klugen Umgang mit Typografie lesbar.

Sie können auch eine E-Mail-Signatur verwenden, um sich bei Ihrem Publikum für sein Interesse an Ihren Produkten und Inhalten zu bedanken. Zum Beispiel drücken die Mitbegründer von Tentree, Kalen und David, ihre Dankbarkeit aus und konzentrieren sich auf die Mission der Marke, den Planeten zu retten, indem sie weitere Social-Media-Links und alle notwendigen Kontaktdaten bereitstellen. Die minimalistischen Trennlinien machen den Gesamteindruck einer Signatur leicht und zart.

Wenn Humor Ihr Ding ist, warum sollten Sie es nicht nutzen und die Stimmung Ihrer Abonnenten heben? Die Unterwäsche-Marke MeUndies verwendete Humor in einer ihrer E-Mails, indem sie einen kleinen Witz und Social-Media-Symbole in ihre Signatur platzierte — einfach, aber eingängig.

Manchmal können Digest-E-Mails von Bloggern tatsächlich zwei Signaturen haben. Der Blogger kann die erste Signatur verwenden, um sich vorzustellen, während er eine kurze Beschreibung dessen gibt, was neu ist und was Sie von seiner E-Mail erwarten können, dann den Hauptinhalt zur Verfügung stellt und mit einer weiteren Signatur endet.

Lisa Bryan, eine Gründerin der Downshiftology-Website und des YouTube-Kanals, verschickt regelmäßig E-Mails mit gesunden Rezepten. Zuerst stellt sie sich vor und schreibt ein kurzes Intro.

Nach den Rezepten stellt sie Links zu ihren sozialen Medien bereit und fügt am Ende der E-Mail ein Logo und Kontaktdaten hinzu.

Neugierde wecken

Eine weitere bewährte Methode für E-Mail-Signaturen besteht darin, die Empfänger zu motivieren, bis zum Ende durch Ihre E-Mail zu scrollen – und ihre Neugier zu wecken. Zum Beispiel fügt TheMuse einen Karriere-Coach „Tipp des Tages“ in ihre Signatur ein, und das ist jedes Mal anders. Beachten Sie, dass dieses Beispiel eines der wenigen ist, in dem die Farbe verwendet wird.

Seien Sie Handyfreundlich

Die mobile Natur ermöglicht es Benutzern, immer online zu sein und ihre Posteingänge häufiger zu überprüfen, was eine weitere Herausforderung für E-Mail-Vermarkter darstellt – sie müssen ihre E-Mails für das Handy anpassen.

Laut Adobenutzen 81 % der Benutzer regelmäßig ein Mobiltelefon, um ihre E-Mails abzurufen, und 74 % der Desktop-Benutzer checken ihre E-Mails über ihren Computer. Ihre E-Mails müssen auf jedem Gerät gut aussehen. Hier empfehlen wir die Verwendung von responsiven Vorlagen. Stellen Sie immer sicher, dass Ihre Signatur nicht mit Bildern oder einem komplizierten Design überladen ist, was dazu führen kann, dass es auf dem Handy zu lange dauert.

In der Signatur von Instapage-E-Mails finden Sie keine lange Signatur. Stattdessen können Sie den Namen, die Position, das Foto und die Social-Media-Symbole des Vertreters sehen. Der Name ist fett geschrieben, was ihn zum ersten Mal nach dem Foto macht.

Wählen Sie ein Design, das zu Ihrer Marke passt

Auch wenn wir im Allgemeinen davon abraten, zu viele Schriftarten und Farben in Ihrer Signatur zu verwenden, da sie zu sehr ablenken oder chaotisch wirken könnten. Denken Sie daran, dass Ihre Unterschrift immer den Stil- und Markenrichtlinien Ihres Unternehmens entsprechen sollte.

Hier ist eine minimalistische und klassische Signatur von Davy’sWine Merchants. Sie präsentiert ein Logo, das bereits viele Details und Kurven enthält, sodass keine zusätzlichen Dekorationen im Text erforderlich sind.

Lily’s Kitchen verfolgte einen anderen Ansatz und machte eine bannerartige Unterschrift. Sie enthält ihr Logo, Social-Media-Symbole, Telefonnummer sowie nützliche Links zu ihren Filialen und Anweisungen zur Auswahl von Tiernahrung. Es werden vier Hauptfarben verwendet, die jedoch alle neutral sind und genau richtig zusammenpassen.

So erstellen Sie eine E-Mail-Signatur mit SendPulse

Mit SendPulse können Sie ganz einfach eine E-Mail-Signatur von Grund auf erstellen. Gehen Sie einfach zum „Drag & Drop-E-Mail Builder“, klicken Sie auf „Neuen Abschnitt hinzufügen“ und wählen Sie das Layout aus, das Sie verwenden möchten. Sie können so viele Informationen hinzufügen, wie Sie möchten – basierend auf Ihren Zielen. Dann sollten Sie den Inhalt, den Sie sehen möchten, in jeden Teil der Signatur ziehen.

Fügen Sie danach Bilder, Kontaktdaten, Social-Media-Symbole und alle anderen Informationen hinzu, die Ihre Benutzer sehen sollen. Die Signatur ist reaktionsschnell und passt sich an Desktop-, Mobil- und Tablet-Benutzer an.

Jetzt sind Sie an der Reihe

Eine E-Mail-Signatur kann beeinflussen, wie Nutzer Ihre Marke wahrnehmen, wie lange sie sich an Sie erinnern und ob sie diese mögen. Vernachlässigen Sie also niemals dieses kleine, aber wichtige Detail. Befolgen Sie diese Best Practices für E-Mail-Signaturen, um das Beste aus Ihrer Marke herauszuholen:

1. Strategie. Geben Sie Ihr Bestes, um Ihrer Unterschrift einen Zweck zu geben, einschließlich aller Informationen, die Ihr Publikum benötigt, und versuchen Sie, etwas Lustiges und Interessantes hinzuzufügen, damit sich die Leute an Sie erinnern.
2. Text. Stellen Sie sicher, dass er professionell, aber freundlich klingen, damit die Benutzer das Gefühl haben, dass sie sich immer mit Ihnen in Verbindung setzen und Feedback geben können, das gehört wird. Überfüllen Sie Ihre Unterschrift jedoch nicht mit inspirierenden Zitaten und anderen irrelevanten Informationen, die „kitschig“ aussehen könnten.
3. Design. Mischen Sie nicht zu viele Farben und Schriften, markieren Sie die wichtigsten Informationen, probieren Sie bannerartige Signaturen aus und schenken Sie Ihrem Publikum mit positiven Fotos ein Lächeln.

Verwenden Sie den SendPulse Drag & Drop Builder, um Ihre professionelle E-Mail-Signatur schnell und einfach zu erstellen.