Kanban est une méthode de gestion de projet utilisée pour suivre l'avancement de chaque tâche et la gérer efficacement. Il vous aide à organiser votre travail et à le transmettre à différentes équipes. Les tableaux Kanban vous permettent de gérer des tâches et des projets complexes efficacement.

Dans cet article, nous verrons comment fonctionne le Kanban et comment le mettre en œuvre. Nous passerons également en revue ses avantages, ses inconvénients et ses principes.

Comment fonctionne le Kanban ?

Chaque tableau Kanban se compose de trois colonnes principales : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Le flux de travail peut changer en fonction de votre équipe. Il peut être modifié en fonction de la taille, des objectifs et de la structure de votre équipe. Le système Kanban est nécessaire pour mener à bien un projet spécifique pour votre entreprise. Avec le Kanban, vous pouvez vous assurer que toutes les actions des membres de votre équipe sont transparentes, justes et pertinentes.

Le tableau Kanban est une source d'information pour les différents employés. Ils peuvent suivre les progrès, respecter les délais et apporter des modifications pour assurer la réussite du projet.

En plus, la méthodologie Kanban permet aux équipes de communiquer en temps réel. Elles peuvent ainsi identifier les problèmes instantanément et les éliminer. L'efficacité et la rapidité d'exécution du projet s'en trouveront accrues.

Maintenant que vous savez comment fonctionne le Kanban, il est temps de passer aux avantages et aux inconvénients de cette méthode.

Avantages et inconvénients de Kanban

Dans cette section, nous dévoilons les avantages et inconvénients de Kanban afin que vous puissiez déterminer si elle est la bonne méthode pour votre entreprise.

Kanban aide à :

  • assurer la collaboration entre les membres de l'équipe ;
  • gérer efficacement les tâches ;
  • respecter les délais des projets ;
  • mener à bien les projets ;
  • se concentrer sur l'efficacité de l'équipe ;
  • encourager la capacité d'adaptation ;
  • éliminer les problèmes ;
  • suivre l'avancement du projet ;
  • assurer la flexibilité ;
  • réduire la période nécessaire pour compléter le projet.

Cependant, le Kanban présente également des inconvénients. Cette méthode :

  • ne peut pas fonctionner de manière autonome ;
  • ne prévoit pas de délais pour chaque phase ;
  • ne convient pas à des processus de production courts.

Maintenant que vous connaissez les avantages et les inconvénients, il est temps d'explorer les principes Kanban.

Principes Kanban

Dans cette section, nous passerons en revue les quatre principes fondamentaux de cette méthode de gestion de projet :

  1. Visualisez votre flux de travail. Que vous développiez un tableau Kanban numérique ou physique, vous devez y visualiser l'ensemble de votre travail en utilisant des cartes de plusieurs couleurs. Si vous n'avez pas l'intention de concevoir un tableau complexe, envisagez d'avoir deux statuts principaux pour vos tâches : « À faire » et « Terminé ». Indiquez des personnes responsables des tâches afin de suivre leur efficience. Ensuite, ajoutez les cartes aux colonnes correspondant à leur statut.
  2. Déterminez un nombre spécifique de tâches avec un statut « En cours ». Pensez aux limitations du nombre de cartes ayant un statut spécifique. Vous devez déterminer le nombre de cartes qui peuvent être placées dans une certaine colonne pendant un certain temps. De cette manière, vous vous assurez que votre équipe accomplit les tâches une par une sans complications ni obstacles. Vous devez ajouter toutes les tâches prioritaires à la colonne « À faire » afin de vous assurer qu'elles seront terminées dans un délai donné.
  3. Prêtez attention au déroulement des opérations. Votre flux de travail sera fluide si vous faites tout correctement. Pour savoir si votre système Kanban fonctionne efficacement et vous permet d'atteindre vos objectifs, envisagez de surveiller les indicateurs clés, notamment le délai d'exécution et la durée du cycle.
  4. N'oubliez pas les améliorations constantes. Après la mise en œuvre du système Kanban, vous devez encore travailler sur les améliorations. Celles-ci peuvent toucher l'efficacité, l'avancement des tâches, le temps passé, etc. Vous devez vous assurer que chaque nouvelle tâche accomplie vous rapproche d'un produit parfait.

Maintenant que vous connaissez les principes, découvrons la différence entre les deux cadres de gestion de projet les plus populaires. La section suivante vous permettra d'identifier celui qui convient le mieux aux objectifs de votre entreprise.

Kanban vs Scrum

Comme les gens interprètent souvent mal ces deux systèmes, nous vous expliquons la différence. Bien que Kanban et Scrum aient des points communs, ils appliquent des approches distinctes.

Kanban est un cadre de gestion de projet qui convient aux entreprises qui ont besoin d'un flux continu. Les équipes qui utilisent les tableaux Kanban se concentrent sur un flux de tâches à accomplir. Le Kanban permet de visualiser le travail et d'améliorer l'efficacité. Les membres de l'équipe s'efforcent de terminer les tâches du projet le plus rapidement possible. Ils suivent le tableau Kanban et tentent d'améliorer leur productivité. Le Kanban améliore la transparence au sein de l'entreprise et réduit les inefficacités.

Scrum est une méthode de gestion de projet qui consiste en des sprints réguliers de durée fixe (d'une à quatre semaines). Les membres de l'équipe fournissent des résultats par intervalles de temps, appelés sprints. Cette méthode est créée pour les projets complexes qui exigent des membres de l'équipe qu'ils s'adaptent à des changements constants. Les équipes n'attendent pas la date limite du projet pour achever les tâches, car elles les achèvent par étapes. Une fois terminée, la tâche est soumise au système.

Maintenant que vous connaissez la différence, voyons comment mettre en œuvre un système Kanban.

Comment mettre en place un système Kanban ?

Si vous êtes certain de vouloir mettre en place un système Kanban, nous allons vous montrer comment procéder. Nous avons préparé un petit guide étape par étape qui couvre les points essentiels.

  • Définissez le flux de travail. Que vous développiez un tableau Kanban traditionnel ou numérique, vous devez définir et visualiser votre flux de travail. Cela vous aidera à créer un produit de qualité, doté de toutes les fonctionnalités nécessaires à vos clients. Divisez votre travail en unités en fonction de leur priorité. Passez en revue toutes vos tâches pour vous assurer que vous avez inclus tout ce dont vous avez besoin pour offrir un excellent produit au consommateur final.
  • Incorporez des contraintes de travail en cours. Elles sont des contraintes que vous imposez au nombre d'éléments de travail sur lesquels vous vous concentrez au cours d'une période donnée. Les contraintes sont nécessaires pour limiter le nombre d'unités de travail dans une colonne de Kanban. Le nombre d'unités dépend de votre activité et de votre produit. Pour passer à l’unité suivante, vous devez terminer les unités présentes.
  • Configurez le flux de travail. Pour que votre flux de travail fonctionne correctement, attribuez des classes telles que « Standard », « Accéléré » et « Date fixe » aux éléments de travail. Les classes ayant une priorité plus élevée peuvent être les premières dans la file d'attente, tandis que les éléments dont la priorité est faible peuvent être ignorés en premier. La configuration de ces classes vous permet d'assurer un flux de travail régulier.
  • Calculez le temps de cycle. Lorsque vous travaillez avec un tableau Kanban, vous devez toujours envisager l'optimisation en termes de rapidité et de qualité. Vous pouvez le mesurer à l'aide d'un indicateur de temps de cycle. Pour estimer la durée du cycle, vous devez déterminer le temps que votre équipe consacre à l'achèvement d'une tâche et à la réalisation des principaux objectifs.
  • Apportez des modifications judicieuses. Avant d'apporter des modifications à votre tableau Kanban, procédez d'abord à un test. Cela vous aidera à déterminer si vous avez pris la bonne décision. Assurez-vous qu'elle produira des résultats spécifiques et mesurables. Une fois que vous êtes sûr(e) des modifications à apporter, faites-les et laissez votre équipe les tester. Elle évaluera l'efficacité de ces modifications.

Vous savez maintenant ce qu'est le Kanban et comment il fonctionne. Nous espérons que notre guide vous sera utile lorsque vous déciderez de mettre en œuvre ce système de gestion de projet. Pour tout ce qui est marketing, il faut compter sur d’autres outils, comme SendPulse. Inscrivez-vous gratuitement pour essayer plusieurs offres utiles pour l’augmentation de vos ventes.

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