Чат-боты   Кейсы

Кейс Романа Рыбальченко: автоматизация набора сотрудников через чат-бот

4 minutes

Кейс Романа Рыбальченко: автоматизация набора сотрудников через чат-бот

Клиент — наш друг и партнер Роман Рыбальченко, основатель агентства Roman.ua (200+ клиентов), ведущий подкаста «Продуктивный Роман», автор курсов по веб-аналитике и email маркетингу.

В его агентстве открылась маркетинговая вакансия. Откликов пришло более 270. Так как HR менеджера в штате нет, Роман принял решение автоматизировать отбор кандидатов с помощью чат-бота. Для создания чат-бота выбрал SendPulse. Дальше расскажем, как чат-бот справился с задачей и удалось ли Роману закрыть вакансию.

Предыстория

Агентство Roman.ua открыло вакансию ассистента маркетолога. В компании низкая «текучка» и небольшая команда, поэтому штатного HR менеджера нет. Раньше был приходящий менеджер-фрилансер, но сейчас она переключилась на другие проекты. Обычно задача набора персонала ложилась на Романа, руководителя агентства, или Ольгу, операционного директора агентства.

Ассистент маркетолога — это вакансия entry-level, то есть для тех, кто только входит в профессию. Чтобы найти хорошего сотрудника, нужно «просеять» много кандидатов: на первом этапе с помощью резюме, потом с помощью тестового.

В компании уделили много внимания описанию вакансии. Описание получилось клевым, пришло более 270 откликов на вакансию. Теперь нужно было отобрать кандидатов.

Какая была задача

Как основной канал поиска кандидатов использовали сайт поиска работы Work.ua. В админке работодателя можно отправлять кандидатам шаблонные ответы. Тем, кто подходил по резюме, отправляли приглашение с таким текстом:

«Спасибо за отклик!

Предлагаю узнать о Roman.ua как о месте работы и получить тестовое задание в Facebook чат-боте. Для этого напишите боту https://m.me/Roma.net.ua “Кейс чатбота”. (Прим. ред.)

Страница нашей компании на Work.ua https://www.work.ua/jobs/by-company/1092353/».

Шаг 2. Рассказали с помощью чат-бота о преимуществах компании и предложили тестовое задание

Как вы помните, перед компанией стояло две задачи: презентовать себя как работодателя и «продать» тестовое. Так и построили общение в чат-боте: сначала он рассказывал о компании, потом предлагал сделать тестовое и давал на него ссылку.

У Романа вышел действительно живой и дружелюбный бот. Перейдя в Facebook, можно лично пообщаться с Продуктивным ботом, написав ему «Кейс чатбота».

Диалог начинается так:

Начало диалога чат-бота с кандидатом
Начало диалога чат-бота с кандидатом

Для презентации компании использовали ранее созданные страницы на сайте:

  • об агентстве;
  • портфолио;
  • страница вакансий «Почему работать в Roman.ua круто».

Когда кандидат ознакомился с материалами, бот переходил к предложению тестового. Была задача развеять сомнения и мотивировать на выполнение задания.

Что объяснили с помощью бота:

  • кандидатам дается одинаковое тестовое задание — так все будут в равных условиях, и компания не сможет использовать результаты работы;
  • тестовое задание не оплачивается, потому что компания инвестирует свое время, дает обратную связь, даже если кандидат не подошел.

Если кандидату подходили условия и он соглашался посмотреть тестовое, ему давали ссылку на документ. И, наконец, спрашивали: «Готов выполнить? На задание дается 7 дней».

Разработка чат-бота заняла 4,5 часа

На создание бота потратили 4,5 часа. Роман ведет учет времени в сервисе RescueTime, поэтому так точно подсчитал время работы.

Сначала Роман набросал структуру бота в редакторе. Реплики, которые нужно было дополнить или переделать, отмечал специальным эмодзи. Когда стала понятна общая картина, осталось только поправить несколько моментов и сценарий был готов. Вот как выглядит готовая схема бота в редакторе:

Схема «Продуктивного бота» в редакторе SendPulse
Схема «Продуктивного бота» в редакторе SendPulse — первая часть диалога

Обратите внимание, что здесь только часть диалога, и заканчивается она блоком «Цепочка». Сейчас объясним, зачем это нужно.

В чат-боте есть два раздела: презентация компании и предложение тестового задания. По совету специалистов из SendPulse Роман создал их в редакторе как две отдельные цепочки. И потом присоединил цепочку с тестовым к главной (в SendPulse есть такая опция). Если в будущем в компании появится другая вакансия, не нужно будет переделывать бота. Достаточно сделать еще одну цепочку и присоединить ее.

Созданные цепочки отображаются на вкладке чат-бота в SendPulse в разделе «Команды»:

Список цепочек во вкладке чат-бота в сервисе SendPulse
Список цепочек во вкладке чат-бота в сервисе SendPulse

Так выглядит цепочка с тестовым заданием в редакторе SendPulse:

Схема «Продуктивного чат-бота» в редакторе SendPulse
Схема «Продуктивного чат-бота» в редакторе SendPulse — вторая часть диалога

Как сделать чат-бот дружелюбным

Общение в соцсетях имеет свою специфику: здесь уместны шутки и разговорный стиль. Еще Роман советует:

  • использовать эмодзи;
  • вставлять гифки;
  • делать задержки ввода текста между репликами, чтобы люди успевали прочитывать сообщения.

Результат

На вакансию откликнулось 274 человека, после рассмотрения резюме в чат-бот пригласили 97 человек. Из них 50 перешли к выдаче тестового задания, 37 согласились выполнить и 8 прислали готовое задание.

На момент написания кейса один сотрудник уже начал стажировку и второй должен был приступить к работе в ближайшее время. Полностью воронка выглядела так:

Результат подбора сотрудников в агентстве
Результат подбора сотрудников в агентстве

Сравнив два подхода — традиционный со звонками кандидатам и новый, с чат-ботом, Роман подсчитал: он сэкономил 19,5 часов рабочего времени и $29 на телефонной связи.

Сравнение затрат на подбор персонала через личные коммуникации и чат-бота
Сравнение затрат на подбор персонала через личные коммуникации и чат-бота

Как в агентстве планируют использовать чат-бота от SendPulse в будущем

Роман, основатель агентства, однозначно планирует и дальше использовать чат-бота от SendPulse для набора персонала. Есть также идея сделать бота для заполнения брифа клиентами.

В компании есть правило: общаться с кандидатом после того, как он выполнил тестовое задание. Пока человек не сделал тестовое задание, нельзя оценить его уровень и насколько он мотивирован работать в компании, сможет ли выполнять задачи по инструкции.

Чтобы кандидат сделал тестовое, ему нужно «продать» вакансию и компанию. Продажа занимает 10-15 минут: уточнить детали в резюме, рассказать о компании и вакансии, ответить на вопросы. И в принципе дозвониться.

В результате всем кандидатам делается примерно одинаковая презентация. Роман, руководитель агентства, описывает этот рутинный процесс так: «Сначала презентации идут бодро, потом устаешь и начинаешь говорить скороговоркой».

Презентация компании и вакансии — это одинаковый контент, который рассказывается большому количеству людей.

В компании решили, что задачу нужно автоматизировать. В сервисе SendPulse разработали чат-бота, который общался с кандидатами, поэтапно презентовал им компанию, предлагал тестовое задание и «договаривался» о сроках выполнения.

Как решали задачу

Кандидатов отбирали в два этапа: сначала рассматривали резюме тех, кто откликнулся на сайте поиска работы, затем оценивали выполненное тестовое задание, которое кандидаты получали в чат-боте. Вот как это выглядело на практике.

Шаг 1. Пригласили в Facebook чат-бота кандидатов, которые откликнулись на вакансию

Как основной канал поиска кандидатов использовали сайт поиска работы Work.ua. В админке работодателя можно отправлять кандидатам шаблонные ответы. Тем, кто подходил по резюме, отправляли приглашение с таким текстом:

«Спасибо за отклик!

Предлагаю узнать о Roman.ua как о месте работы и получить тестовое задание в Facebook чат-боте. Для этого напишите боту https://m.me/Roma.net.ua “Кейс чатбота”. (Прим. ред.)

Страница нашей компании на Work.ua https://www.work.ua/jobs/by-company/1092353/».

Шаг 2. Рассказали с помощью чат-бота о преимуществах компании и предложили тестовое задание

Как вы помните, перед компанией стояло две задачи: презентовать себя как работодателя и «продать» тестовое. Так и построили общение в чат-боте: сначала он рассказывал о компании, потом предлагал сделать тестовое и давал на него ссылку.

У Романа вышел действительно живой и дружелюбный бот. Перейдя в Facebook, можно лично пообщаться с Продуктивным ботом, написав ему «Кейс чатбота».

Диалог начинается так:

Начало диалога чат-бота с кандидатом
Начало диалога чат-бота с кандидатом

Для презентации компании использовали ранее созданные страницы на сайте:

  • об агентстве;
  • портфолио;
  • страница вакансий «Почему работать в Roman.ua круто».

Когда кандидат ознакомился с материалами, бот переходил к предложению тестового. Была задача развеять сомнения и мотивировать на выполнение задания.

Что объяснили с помощью бота:

  • кандидатам дается одинаковое тестовое задание — так все будут в равных условиях, и компания не сможет использовать результаты работы;
  • тестовое задание не оплачивается, потому что компания инвестирует свое время, дает обратную связь, даже если кандидат не подошел.

Если кандидату подходили условия и он соглашался посмотреть тестовое, ему давали ссылку на документ. И, наконец, спрашивали: «Готов выполнить? На задание дается 7 дней».

Разработка чат-бота заняла 4,5 часа

На создание бота потратили 4,5 часа. Роман ведет учет времени в сервисе RescueTime, поэтому так точно подсчитал время работы.

Сначала Роман набросал структуру бота в редакторе. Реплики, которые нужно было дополнить или переделать, отмечал специальным эмодзи. Когда стала понятна общая картина, осталось только поправить несколько моментов и сценарий был готов. Вот как выглядит готовая схема бота в редакторе:

Схема «Продуктивного бота» в редакторе SendPulse
Схема «Продуктивного бота» в редакторе SendPulse — первая часть диалога

Обратите внимание, что здесь только часть диалога, и заканчивается она блоком «Цепочка». Сейчас объясним, зачем это нужно.

В чат-боте есть два раздела: презентация компании и предложение тестового задания. По совету специалистов из SendPulse Роман создал их в редакторе как две отдельные цепочки. И потом присоединил цепочку с тестовым к главной (в SendPulse есть такая опция). Если в будущем в компании появится другая вакансия, не нужно будет переделывать бота. Достаточно сделать еще одну цепочку и присоединить ее.

Созданные цепочки отображаются на вкладке чат-бота в SendPulse в разделе «Команды»:

Список цепочек во вкладке чат-бота в сервисе SendPulse
Список цепочек во вкладке чат-бота в сервисе SendPulse

Так выглядит цепочка с тестовым заданием в редакторе SendPulse:

Схема «Продуктивного чат-бота» в редакторе SendPulse
Схема «Продуктивного чат-бота» в редакторе SendPulse — вторая часть диалога

Как сделать чат-бот дружелюбным

Общение в соцсетях имеет свою специфику: здесь уместны шутки и разговорный стиль. Еще Роман советует:

  • использовать эмодзи;
  • вставлять гифки;
  • делать задержки ввода текста между репликами, чтобы люди успевали прочитывать сообщения.

Результат

На вакансию откликнулось 274 человека, после рассмотрения резюме в чат-бот пригласили 97 человек. Из них 50 перешли к выдаче тестового задания, 37 согласились выполнить и 8 прислали готовое задание.

На момент написания кейса один сотрудник уже начал стажировку и второй должен был приступить к работе в ближайшее время. Полностью воронка выглядела так:

Результат подбора сотрудников в агентстве
Результат подбора сотрудников в агентстве

Сравнив два подхода — традиционный со звонками кандидатам и новый, с чат-ботом, Роман подсчитал: он сэкономил 19,5 часов рабочего времени и $29 на телефонной связи.

Сравнение затрат на подбор персонала через личные коммуникации и чат-бота
Сравнение затрат на подбор персонала через личные коммуникации и чат-бота

Как в агентстве планируют использовать чат-бота от SendPulse в будущем

Роман, основатель агентства, однозначно планирует и дальше использовать чат-бота от SendPulse для набора персонала. Есть также идея сделать бота для заполнения брифа клиентами.

Посты по категориям