Как создать задачу

Чтобы достичь запланированных целей проекта, вы можете разбить работу на конкретные шаги и создать задачу под каждый из них. В карточке задачи сформулируйте, какое действие нужно выполнить, какие требования к ожидаемому результату, кто ответственный за выполнение, какие сроки реализации и другую полезную информацию.

В статье рассмотрим, как создать, настроить и назначить задачу.

Создайте задачу

Перейдите в раздел «СRM» во вкладку «Мои задачи», выберите доску и нажмите «Создать задачу».

Введите название задачи.

Установите статус задачи

Выберите, в какую колонку на доске задач поместить задачу.

Читайте подробнее: «Статусы задач».

Выберите участников

Добавьте участников команды, которые будут работать с задачей:

Ответственный — пользователь, который отвечает за выполнение задачи.

Наблюдатель — пользователь, который следит за прогрессом задачи.

Участники задачи будут получать на свой email письма о событиях по задаче.

Читайте также «Как управлять командой».

Определите приоритет

Вы можете выбрать приоритет выполнения задачи: низкий (зеленый), средний (желтый) и высокий (красный).

Задачи с более высоким приоритетом — те, которые нужно выполнять в первую очередь.

Назначте теги

Вы можете дополнительно добавить теги, чтобы сортировать задачи по определенным меткам.

Список тегов одинаковый для раздела «Контактов» и «Задачи» в CRM. Если вы редактируете тег в одном разделе, он меняется и в другом.

Читайте подробнее: «Как управлять атрибутами задач:Теги».

Чтобы создать новый тег, введите текст в поле.

Установите сроки выполнения

Выберите дату начала выполнения задачи. Если ваша задача имеет дедлайн, активируйте «Срок выполнения» и выберите дату и время, к которому задача должна быть выполнена.

Также вы можете установить напоминание о задаче, чтобы не пропустить срок выполнения. Для этого нажмите на поле «Напоминание» и выберете за сколько дней об этом напомнить. Уведомление придет всем участникам на их электронные почты, указанные при регистрации аккаунта.

Запланируйте повтор задачи

Если вам нужно выполнять одну и ту же задачу регулярно, вы можете поставить ее на повтор. В настройке «Повтор задачи» выберите периодичность повторения: ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно. При наступлении даты и времени повтора на вашей доске появится дубликат задачи.

Для «Ежедневно» вы можете выбрать, с какой частотой по дням повторять задачу. К примеру, если вы поставите «5», тогда новая задача будет создаваться каждый пятый день, начиная с выбранной даты начала задачи в указанное время.

Для «Еженедельно» вы можете выбрать, с какой частотой по неделям повторять задачу. К примеру, если вы поставите «2», тогда новая задача будет создаваться каждую вторую неделю в выбранные дни недели, начиная с выбранной даты начала задачи в указанное время. 

Для «Ежемесячно» вы также можете настроить повтор задачи каждого N числа или каждый выбранный день недели каждого N месяца в указанное время.

Для «Ежегодно» вы можете настроить повтор задачи каждого N числа или выбранный день недели в выбранный месяц года в указанное время.

Вы также можете остановить повторы и выставить, после какой даты или количества повторов не создавать задачи.

Все задачи, которые вы поставили на повтор, сохраняются в раздел «Шаблоны задач». Вы можете перейти в него, отредактировать шаблон запланированной задачи и в указанное время создаться задача с измененными параметрами.

Добавьте поле

Вы также можете добавить свои атрибуты для задачи, чтобы записывать дополнительные данные в любом формате.

К примеру, вы можете добавить такие поля, как «Влияние», «Цель», «Бюджет», «Требования», «Риски» и другие, подходящие для вашего проекта.

Читайте подробнее: «Как управлять атрибутами задач:Поля».

Введите название поля и выберите тип поля: строка, число, дата, ссылка и список.

Чтобы отредактировать название поле или удалить его, перейдите в «Настройки доски» во вкладку «Поля» и внесите изменения.

Чтобы отредактировать значение поля, нажмите на поле и внесите изменения.

Добавьте родительскую задачу

Чтобы организовать работу над большим проектом, удобнее разбивать задачу на подзадачи и чек-листы.

Родительская задача — главная в иерархии задач. Считается выполненной, когда все ее составляющие подзадачи выполнены.

Подзадача — это задача, которую нужно сделать для того, чтобы выполнить родительскую задачу.

К примеру, у нас есть задача «Разработка маркетинговой стратегии для магазина». Чтобы ее выполнить, нам нужно выполнить дополнительные задачи: «Позиционирование бренда на рынке», «Tone of Voice в соцсетях», «Акции и кросс-сейл офферы». От задачи «Акции и кросс-сейл офферы» вы можете добавить еще подзадачу на каждую отдельную акцию или предложение.

Каждая из подзадач будет иметь тот же набор полей, как и родительская задача, но свое описание и ответственного человека за выполнение.

Чтобы выбрать родительскую задачу, нажмите на «Добавить родительскую задачу» и выберите из уже созданных ранее.

Обратите внимание: если это ваша первая задача, в списке еще не будет задачи, которую можно будет назначить родительской. Сначала создайте задачу, а потом у вас появится возможность выбрать ее родительской.

Также вы сможете добавлять подзадачи только после создания первой задачи. Вы можете открыть созданную задачу и добавить подзадачу в расширенной карточке задачи.

Добавьте описание

Вы можете ввести дополнительно описание задачи, в котором распишите ее детали.

Чтобы изменить форматирование, выделите текст и выберите инструмент в панели редактирования: выделение жирным, курсивом, зачеркивание, подчеркивание, добавление списка и ссылки.

Добавьте чек-лист

Вы можете также использовать чек-листы, чтобы отмечать, какие действия или требования по задаче уже были выполнены.

По мере того как ответственный выполнит шаг, описанный в чек-листе, и отметит этого, общий прогресс выполнения чек-листа будет меняться.

Нажмите «Добавить чек-лист» и введите название чек-листа и название каждого пункта.

Добавьте связи

Вы можете также связать задачу с выполнением другой задачи, работой над сделкой или контактом для передачи информации о работе.

Связь с другой задачей

В отличие от подзадачи, связанная задача не зависит от родительской, и может выполняться параллельно или в любой последовательности с основной задачей.

К примеру, один ответственный выполняет задачу на разработку продукта. Вы можете связать это действие с задачей по дизайну для этого же продукта, которую выполняет другой ответственный.

Также вы можете связать однотипные задачи, чтобы ответственный за задачу мог увидеть, как делалась работа над похожей задачей.

Связь со сделкой

Если в CRM вы ведете работу с клиентом в воронке, вы можете подвязать сделку, чтобы быстро получить доступ к информации по сделкам.

Связь с контактом

Если в CRM вы уже добавляли контакт вручную или по интеграции, вы можете привязать контакт, чтобы быстро получить доступ к контакту и связаться с ним.

Чтобы найти нужную задачу, сделку или контакт, выберите опцию и начните вводить название в поле поиска.

После того как заполнили основные поля задачи, нажмите «Добавить задачу». Карточка задачи отобразится в той колонке доски, какой у задачи был статус. Вы можете также повторно открыть задачу и дополнить ее. Читайте подробнее: «Как работать с задачей».

Оцените, насколько полезна статья "Как создать задачу"

Оценка: 5 / 5

    Популярное в нашем блоге

    Начните пользоваться сервисом SendPulse прямо сегодня